Passo 1: scarica estratto in formato lavorabile
Vai sull'home banking del cliente prima di iniziare. Scarica l'estratto del mese in PDF (per stampa/archivio) e in CSV o XML CBI (per lavoro). Se la banca non offre CSV/CBI nativo, scarica solo il PDF e convertilo con un parser dedicato in Excel. Verifica che le date dell'estratto coincidano esattamente con il mese da chiudere: a volte il PDF si chiama 'Maggio' ma contiene operazioni con valuta giugno.
Passo 2: verifica saldo iniziale
Apri il file Excel. Verifica che il saldo iniziale dell'estratto del mese corrente sia identico al saldo finale dell'estratto del mese precedente. Se differisce di pochi centesimi, controlla operazioni con valuta a cavallo del periodo. Se differisce di importo significativo c'è probabilmente un'operazione mancante nell'estratto precedente o duplicata in quello corrente. Non procedere prima di aver risolto questo.
Passo 3: dividi entrate da uscite
Crea due colonne calcolate: 'entrata' (importo se segno positivo o se la riga è in colonna avere) e 'uscita' (importo se segno negativo o se in colonna dare). Aggiungi una colonna 'categoria' inizialmente vuota. Usa il codice causale ABI per pre-popolare la categoria dove possibile (es. 16 SDD = 'utenze', 48 bonifico = 'fornitore'). Questo passo riduce il lavoro manuale del 60 percento.
Passo 4: matching con prima nota / fatture
Usa CERCA.VERT o INDICE/CONFRONTA per matchare ogni entrata con la fattura emessa corrispondente (per importo + cliente in causale) e ogni uscita con la fattura ricevuta o l'F24/SDD attesa. Marca le righe matched come 'OK'. Le righe senza match diventano la tua lista di lavoro: o sono errori di anagrafica fornitore, o operazioni non registrate in prima nota, o spese personali che vanno escluse dalla quadratura aziendale.
Passo 5: gestisci le anomalie
Per ogni riga 'non OK' classificala in 3 categorie: (a) operazione legittima da aggiungere in prima nota -> registra subito con causale ABI e descrizione completa, (b) operazione personale o fuori scope -> marca come 'escludi' e annota motivo per audit, (c) anomalia da chiarire (probabile errore banca o sospetto frode) -> isola in foglio separato e contatta il cliente entro 24h. Mai chiudere la riconciliazione con righe 'non OK' senza classificazione esplicita.
Passo 6: quadra il saldo finale
Il saldo finale del foglio Excel deve coincidere al centesimo con il saldo finale stampato sull'estratto conto PDF. Formula: SaldoIniziale + SOMMA(entrate) - SOMMA(uscite). Se non quadra, controlla nell'ordine: numeri italiani interpretati come americani (1.234,56 vs 1,234.56), righe duplicate dal copia-incolla manuale, righe sfuggite all'inserimento. Non passare al passo 7 finché non quadra esattamente.
Passo 7: archivia con audit trail
Salva il foglio Excel con naming convention coerente (es. 'cliente-2026-05-riconciliazione.xlsx'). Allega il PDF originale e il CSV/CBI dell'estratto nella stessa cartella, con nomenclatura coerente. In un foglio 'changelog' scrivi: data riconciliazione, chi l'ha fatta, anomalie risolte e come, righe escluse e motivo. Questo audit trail è il tuo backup quando, fra 18 mesi, il cliente o un commercialista entrante ti chiederà perché il saldo X corrisponde a un'operazione Y.