Parti da un file pulito
Una riconciliazione affidabile inizia da un Excel con date, descrizioni e importi nelle colonne giuste. Se converti da PDF, controlla l'anteprima prima di esportare e revisiona le righe segnalate dal sistema.
Aggiungi una colonna identificativo bonifico
I bonifici SEPA contengono di solito un riferimento univoco nella causale. Estrarlo in una colonna dedicata permette di confrontarlo rapidamente con i numeri di fattura o di ordine.
Confronta con il registro fatture
Usa un foglio di lavoro a parte con elenco fatture emesse e ricevute. Una formula CERCA.VERT o INDICE/CONFRONTA evidenzia incassi e pagamenti già abbinati e lascia in vista solo le righe da chiudere manualmente.
Marca le righe revisionate
Aggiungi una colonna di stato con valori chiari come 'da verificare', 'riconciliato' e 'parziale'. Mantenere lo storico aiuta nei controlli successivi e nelle chiusure mensili.
Esempio concreto: riconciliare un mese di fatture
Uno studio di consulenza P.IVA chiude il mese di marzo con 47 fatture emesse e 38 fatture ricevute, e un estratto conto Intesa Sanpaolo con 89 movimenti. Il flusso: esporta da Intesa il PDF mensile, converte in XLSX, aggiunge tre colonne nuove al file (Riferimento estratto da causale, ID fattura abbinata, Stato riconciliazione). Estrae il numero fattura dalla causale con STRINGA.ESTRAI cercando il pattern «FATTURA NN/YYYY». Costruisce un foglio Registro Fatture parallelo con i numeri emessi e ricevuti. Applica =INDICE(RegistroFatture[ImportoFattura];CONFRONTA(B2;RegistroFatture[NumeroFattura];0)) per recuperare l'importo atteso e =SE(C2=D2;"OK";"DIFF") per confrontarlo con l'importo del bonifico. Risultato: 71 righe automaticamente abbinate, 18 da chiudere a mano (commissioni, RID, F24), tempo totale 35 minuti contro 3 ore della procedura manuale.
FAQ riconciliazione bonifici SEPA
La causale del bonifico SEPA contiene sempre il numero fattura? No, dipende dall'attenzione del cliente che compila il bonifico. Per i clienti recidivi conviene chiedere esplicitamente il riferimento, oppure abbinare manualmente per importo e data. Posso usare anche bonifici esteri non SEPA con questa procedura? Sì in linea di principio, ma i bonifici internazionali su BNL o Intesa contengono spesso campi aggiuntivi (BIC mittente, paese origine) che vanno trattati con cura: meglio una colonna dedicata per origine geografica per facilitare i controlli antiriciclaggio.