La regola di base: 10 anni civilistici
L'articolo 2220 del codice civile italiano impone alle imprese di conservare le scritture contabili obbligatorie (libro giornale, libro inventari, partitari) e la corrispondenza commerciale per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Questo periodo si applica anche agli estratti conto bancari, alle fatture emesse e ricevute, e alla documentazione di supporto delle registrazioni. È il termine da usare come riferimento operativo.
I 5 anni del DPR 600/1973 per gli accertamenti fiscali
L'Agenzia delle Entrate ha 5 anni dalla dichiarazione dei redditi per fare accertamenti ordinari. In caso di omessa dichiarazione il termine sale a 7 anni. L'art. 22 del DPR 600/1973 impone di conservare le scritture finché gli accertamenti del periodo non sono definiti, anche oltre i 10 anni del codice civile. Quindi i due termini vanno letti insieme: 10 anni come minimo, di più se un accertamento su quell'anno è ancora aperto.
Società con perdite riportate: il controllo resta aperto
Le perdite fiscali IRES si riportano senza limiti di tempo (art. 84 TUIR): quelle dei primi tre esercizi senza tetto, le altre entro l'80% del reddito di ciascun anno. Significa che per società con perdite pregresse l'Amministrazione può controllare il calcolo della perdita anche dopo i 5 anni standard, perché la perdita 'attiva' è ancora in uso. Conservazione consigliata: 10 anni dalla dichiarazione in cui la perdita viene utilizzata completamente.
Estratti conto bancari: 10 anni anche se la banca li tiene meno
La banca deve fornirti, su richiesta e a tue spese, copia della documentazione delle operazioni degli ultimi 10 anni (art. 119, comma 4, TUB). Oltre questo periodo non è obbligata a ricostruirli. Significa che per la tua tutela patrimoniale conviene fare il download dei PDF dall'home banking ogni anno e archiviarli su tuo storage. Oltre i 10 anni non è detto che la banca possa ancora fornirti i documenti.
Conservazione digitale delle fatture elettroniche
I documenti digitali (fatture elettroniche, estratti conto PDF, ricevute SDI) vanno conservati in modo da garantirne integrità e immodificabilità. Per le fatture elettroniche la conservazione a norma va chiusa entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (DM 17 giugno 2014, art. 3). Per altri documenti digitali è raccomandata ma non obbligatoria. Servizi come l'Agenzia delle Entrate stessa (servizio gratuito di conservazione FatturaPA) o provider qualificati AgID svolgono il ruolo.
Cosa fare in pratica: la regola dei 10 anni come default
Per non sbagliare adotta come regola interna: tutto a 10 anni, dalla data dell'ultima registrazione contabile dell'esercizio. Suddividi l'archivio per anno fiscale. Tieni online (cloud o disco accessibile) gli ultimi 3 anni. Trasferisci a cold storage (NAS, disco esterno, cloud archive) gli anni 4-10. Distruggi (o cancella su tutti i supporti) solo dopo l'undicesimo anno. Per società con perdite riportate prolungate, tieni indefinitamente fino a utilizzo della perdita.
Eccezioni rilevanti: penale e contributi
Per i reati tributari degli artt. 2-10 del D.Lgs. 74/2000 i termini di prescrizione sono aumentati di un terzo (art. 17, comma 1-bis). Se ci sono fatti tributari penalmente rilevanti i documenti devono essere tenuti finché il reato è perseguibile. Per contributi INPS e INAIL il termine di prescrizione è 5 anni, ma alcuni accertamenti contributivi possono ricoprire fino a 10 anni indietro. Ancora una volta: la regola conservativa dei 10 anni copre la maggior parte dei casi senza richiedere analisi caso per caso.