Quando l'estratto conto serve davvero
Per il modello 730 (dipendenti e pensionati con redditi ordinari) l'estratto conto in genere NON serve: i dati arrivano dal sostituto d'imposta. Serve invece quando hai: spese mediche pagate con bonifico/POS da detrarre (deve essere tracciabile), spese di istruzione, contributi previdenziali pagati con F24, donazioni a Onlus, ristrutturazioni edilizie con bonifico parlante. Per il Modello Redditi PF (partite IVA, professionisti, redditi diversi) l'estratto conto è obbligatorio per la chiusura contabile annuale e per giustificare deduzioni/detrazioni.
Periodo da preparare
Per la dichiarazione del 2026 (anno d'imposta 2025) servono gli estratti conto da gennaio a dicembre 2025. Scarica 12 mesi (o 4 trimestri se BancoPosta) dall'home banking entro fine maggio 2026 per dare tempo al commercialista. Per regime forfettario serve l'estratto del solo conto dedicato alla P.IVA (se esiste) o del conto personale se i flussi P.IVA passano lì. Per regime ordinario serve l'estratto di TUTTI i conti aziendali (CC, conti deposito, conti titoli).
Cosa deve vedere il commercialista
Il commercialista cerca tre cose. 1) Entrate professionali: bonifici da clienti con descrizione fattura (es. "PAGAMENTO FATTURA 2025/123"). Verifica corrispondenza con il libro fatture emesse. 2) Spese deducibili: pagamenti tracciabili con bonifico/POS verso fornitori (carburante, materiali, servizi). Verifica deducibilità per cassa (regime forfettario) o competenza (regime ordinario). 3) F24 versati: pagamenti tasse, contributi INPS, IRPEF, IRAP. Conferma le scadenze rispettate. Un Excel ordinato con queste tre voci segmentate fa risparmiare ore di lavoro al commercialista (e quindi a te in parcella).
Come preparare l'Excel per il commercialista
Struttura consigliata: foglio 1 "Movimenti completi" con tutti i 500-2000 movimenti annui (per riferimento). Foglio 2 "Entrate professionali" filtrato sui soli bonifici in entrata con riferimento fattura. Foglio 3 "Spese deducibili" filtrato sui POS e bonifici verso fornitori con categoria. Foglio 4 "F24 versati" filtrato sui pagamenti F24 con codice tributo se indicato. Foglio 5 "Sintesi" con totali annui per categoria. Salva come file XLSX con nome standardizzato: 2025_Estratti_NomeCognome.xlsx. Invia via email cifrata o caricala sull'area riservata del commercialista.
Privacy e GDPR: cosa NON mandare
Il commercialista ha bisogno di conoscere i movimenti professionali, non i dettagli della vita privata. Suggerimenti: maschera nel foglio Excel le descrizioni di movimenti chiaramente personali (es. "FARMACIA", "SUPERMERCATO", "BENZINAIO") che non hanno rilevanza fiscale, sostituendo con "Spesa personale - non rilevante". Non mandare PDF originali completi via email non cifrata; preferisci file XLSX cifrato (Salva con nome > Strumenti > Opzioni generali > Password). Verifica che il commercialista lavori con DPA aggiornato e server EU per i tuoi dati.
Domande frequenti
Devo dare la password dell'home banking al commercialista? MAI. Il commercialista non deve accedere al tuo home banking; tu scarichi i PDF e glieli passi. Se chiede credenziali, è red flag GDPR. Quando devo iniziare a preparare? Subito a gennaio: scarica e archivia ogni mese mentre è fresco. A maggio (scadenza dichiarazione) sarà tutto già pronto. Tra PDF e CSV cosa preferisce il commercialista? Excel/CSV ordinato è preferito; risparmia 2-4 ore di lavoro vs PDF da ridigitare. Il commercialista mi può richiedere accesso a movimenti di conti che non uso per la P.IVA? Sì se sono confluenze rilevanti (es. trasferimenti da conto personale a conto P.IVA); meglio chiarire perimetro all'inizio.