Ordina le colonne principali
Porta in primo piano data operazione, data valuta, descrizione, entrate, uscite e saldo. Le colonne tecniche possono restare dopo, ma non devono confondere la lettura.
Controlla righe duplicate o spezzate
Alcuni PDF producono descrizioni su più righe. Prima di sommare importi, verifica che ogni movimento corrisponda a una sola riga.
Non cancellare informazioni utili
Le causali lunghe possono sembrare disordinate, ma spesso contengono riferimenti di pagamento importanti. Meglio conservarle e usare colonne di appoggio.
Caso pratico: pulire un export Banco BPM con 600 righe
Un commercialista riceve da un cliente l'export annuale Banco BPM in formato Excel: 600 righe, descrizioni lunghe con codici interni della banca, alcune operazioni divise su più righe (bonifici SEPA con causale di sistema). Operativamente: applica un filtro su tutte le colonne, ordina per data operazione ascendente, identifica le righe spezzate cercando righe consecutive con stesso importo e descrizione complementare, le unisce tramite formula CONCATENA. Crea poi una colonna Descrizione breve estraendo i primi 60 caratteri della descrizione originale per leggibilità, mantiene la descrizione completa in colonna a fianco. Verifica il saldo finale e archivia. Tempo medio: 20-25 minuti.
Errori comuni nella pulizia movimenti
Quattro situazioni da evitare. Primo: cancellare le righe che sembrano duplicate ma in realtà sono due movimenti distinti dello stesso importo (frequente con commissioni mensili Poste Italiane); soluzione, controllare la data valuta oltre alla data operazione. Secondo: sostituire le descrizioni complete con etichette accorciate, perdendo il riferimento di pagamento utile in caso di controllo fiscale; soluzione, lavorare sempre su colonne di appoggio. Terzo: rimuovere righe con saldo zero pensando siano errori, mentre sono giroconti tra conti dello stesso titolare; soluzione, verificare la causale prima di eliminare. Quarto: forzare un formato unico sulle descrizioni Monte dei Paschi (che mescolano maiuscolo e minuscolo), perdendo informazioni; soluzione, lasciare il dato originale.
Domande frequenti sulla pulizia movimenti
Posso eliminare colonne tecniche come ABI e CAB? Sì se non servono per import in gestionale, ma conservane una copia nel file originale; alcuni studi richiedono ABI e CAB per ricostruire la conciliazione bancaria. Come gestisco le commissioni ricorrenti che inquinano la prima nota? Crea un foglio Categorie separato dove raggruppi commissioni, bolli e imposte di bollo: facilita poi i totali annui. Devo correggere errori di battitura della banca nelle descrizioni? No, mai modificare il dato originale; aggiungi al massimo una colonna note con la versione corretta o il commento.