Definisci periodo e conto
Prima di esportare, verifica che il periodo sia completo e che il documento riguardi il conto corretto. Evita di mescolare conti personali, carte e rapporti non richiesti.
Preferisci formati strutturati
CSV ed Excel sono più comodi del PDF per controlli e import. Se parti da un PDF, converti e rivedi l'anteprima prima di inviare il file.
Riduci dati non necessari
Condividi solo ciò che serve alla pratica. I dati bancari sono sensibili: retention, canali di invio e accessi vanno trattati con prudenza.
Caso pratico: dossier annuale per il commercialista
Un titolare di P.IVA forfettario chiude l'anno fiscale e prepara il dossier per il proprio commercialista che usa TeamSystem. Operativamente: scarica gli estratti conto annuali da Intesa Sanpaolo (conto business) e Revolut (conto secondario per spese estere), converte entrambi in XLSX mantenendo file separati, rinomina con la convenzione anno-banca-conto (esempio: 2025-intesa-business.xlsx), verifica che l'ultima riga corrisponda al saldo finale dell'estratto cartaceo e archivia tutto in una cartella protetta da password. Allega anche il PDF originale come backup. Il commercialista può poi importare direttamente i CSV in TeamSystem senza dover rilavorare i dati.
Errori comuni nella preparazione per il commercialista
Quattro situazioni da evitare. Primo: inviare il PDF originale senza conversione, costringendo lo studio a fare il lavoro o a rifatturare il tempo; soluzione, fornire sempre anche il formato strutturato. Secondo: mescolare nel file conti personali e conti business, problema serio per regime forfettario e P.IVA; soluzione, file separati per ciascun rapporto. Terzo: tagliare le descrizioni operazione perché «occupano spazio», perdendo il riferimento di pagamento utile per la prima nota; soluzione, mantenere le descrizioni complete in colonna dedicata. Quarto: inviare il file via email non cifrata, con dati bancari sensibili; soluzione, usare scambio file protetto da password o portale clienti dello studio.
Domande frequenti sull'invio al commercialista
Devo inviare anche il PDF originale o basta l'Excel? Inviane sempre entrambi: il PDF resta il documento ufficiale per controlli e verifiche, l'Excel serve all'operatività dello studio. Quante colonne servono al minimo? Data operazione, data valuta, descrizione, entrate, uscite e saldo progressivo coprono il 95% dei casi; alcuni gestionali richiedono anche causale ABI ma è opzionale. Il file Excel deve essere ordinato cronologicamente? Sì, in ordine ascendente (dal più vecchio al più recente): è il default dei principali gestionali italiani e facilita la conciliazione bancaria mensile.