Il file di partenza che ti serve
Per calcolare spese mensili affidabili servono almeno 3-6 mesi di estratti conto convertiti in Excel con la stessa struttura. Le colonne necessarie sono cinque: Data operazione, Descrizione, Uscite (o Importo con segno), Categoria (da aggiungere), Mese (da calcolare). La colonna Mese si crea con la formula =TESTO([@Data];"aaaa-mm") e produce stringhe ordinabili come "2026-01", "2026-02", ecc. Una volta che hai 3-6 mesi di dati uniti in un unico foglio, il resto del lavoro è solo categorizzazione.
Le 10 categorie minime utili
Per uso personale base servono dieci categorie: 1) Abitazione (affitto, mutuo, condominio, utenze), 2) Alimentari (supermercato, alimentari di prossimità), 3) Trasporti (carburante, abbonamenti, taxi, autostrade), 4) Ristorazione (bar, ristoranti, takeaway), 5) Salute (farmacia, visite mediche, palestra), 6) Tempo libero (Netflix, Spotify, libri, cinema), 7) Abbigliamento (vestiti, scarpe, accessori), 8) Tasse e bolli (F24, bolli auto, tasse rifiuti), 9) Bonifici (in uscita verso terzi, da analizzare a parte), 10) Altro (resto). Aggiungere troppe categorie all'inizio è controproducente: nessuno le manterrà nel tempo.
Categorizzazione automatica con CERCA.VERT
Crea un secondo foglio "Categorie" con due colonne: Parola chiave nella descrizione, Categoria assegnata. Esempi: "ESSELUNGA" → Alimentari, "AGIP" → Trasporti, "NETFLIX" → Tempo libero, "FARMACIA" → Salute. Nella colonna Categoria del foglio movimenti inserisci la formula =SE.ERRORE(INDICE(Categorie[Categoria]; CONFRONTA(VERO; ISNUMERO(RICERCA(Categorie[Parola chiave]; [@Descrizione])); 0)); "Altro"). Funziona perfettamente per il 70-80% dei movimenti. Il restante 20% lo categorizzi manualmente (è sempre lavoro ridotto rispetto a fare tutto a mano).
Pivot table per i totali mensili
Crea una pivot table: Righe = Categoria, Colonne = Mese, Valori = Somma di Uscite. Risultato: una matrice categoria × mese che mostra in 1 click "quanto ho speso in Alimentari a Marzo?". Aggiungi totale riga e totale colonna per avere subito spese totali per categoria (in alto a destra) e spese totali per mese (in basso a destra). Le differenze tra mesi diventano evidenti: il mese in cui le spese Tempo libero raddoppiano (acquisto vacanze), quello in cui le spese Trasporti calano (telelavoro estivo), ecc.
Calcolo della media mobile e dei trend
Una volta che hai 6+ mesi di dati, calcola la media mobile a 3 mesi per ogni categoria: formula =MEDIA(B2:B4) sulle colonne dei mesi. Mostra il trend reale ignorando picchi una tantum (es. acquisto mobili o vacanze concentrate). Aggiungi grafico a linee con asse X = mese, una linea per categoria. Identifichi: categorie stabili (Abitazione, di solito flat), categorie crescenti (Alimentari nel tempo per inflazione), categorie controllabili (Ristorazione, Tempo libero) dove un piccolo cambio comportamentale produce risparmi significativi.
Domande frequenti
Quanto tempo serve la prima volta? 2-3 ore per 6 mesi di estratti conto: conversione PDF→Excel (30 min), unione fogli (15 min), creazione categorie (30 min), categorizzazione automatica + manuale (60 min), pivot e grafici (30 min). I mesi successivi: 20 min/mese. Posso usare app come Spendee o YNAB? Sì, ma quelle app importano via Open Banking PSD2 e mostrano solo l'ultimo periodo accessibile (in Italia limitato a 90 giorni); per lo storico lungo serve la conversione PDF→Excel. Quante categorie consigliate? 10-15 categorie sono il giusto compromesso tra dettaglio e manutenibilità.