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Differenze tra CSV, CBI e MT940 per estratti conto italiani e come scegliere il formato giusto partendo da un PDF bancario.
Quando si parla di trasformare un PDF bancario, la maggior parte degli utenti pensa subito a Excel. Ma per molti studi e per tutti i gestionali italiani il formato richiesto è il CSV, e in alcuni casi il CBI o l'MT940. Sono tre standard diversi, con scopi diversi, e capire quale serve in quale contesto evita di rifare lo stesso lavoro due volte. Questa pagina spiega le differenze in pratica e come arrivare al formato richiesto partendo da un PDF, sia che la banca offra l'export nativo sia che no.
Il CSV è un file di testo con una riga per ogni movimento e i campi separati da un carattere (in Italia di solito punto e virgola). E' il formato che la maggior parte dei gestionali italiani importa senza problemi e che chiunque può aprire in Excel, LibreOffice o un editor di testo. Il convertitore produce un CSV con codifica UTF-8, separatore punto e virgola, virgola decimale e date nel formato giorno/mese/anno: questo è il preset che funziona con Excel italiano e con i gestionali più diffusi.
Il CBI (Customer to Bank Interface) è un formato strutturato pensato per la corrispondenza tra azienda e banca in Italia. E' più ricco di metadati rispetto al CSV: include codice banca, conto, valuta, riferimenti operazione, dati anagrafici. Non tutte le banche lo offrono nei piani retail; è più comune nei conti business e nelle piattaforme corporate. Quando il gestionale richiede CBI in modo esplicito, partire da un PDF non è la via più diretta: meglio chiedere alla banca un export CBI nativo. Quando questo non è possibile, conviene generare prima un CSV pulito e poi convertirlo in CBI con uno strumento dedicato.
MT940 è un formato di messaggistica SWIFT usato a livello internazionale per l'estratto conto giornaliero. E' tipico dei conti aziendali e dei rapporti corporate, soprattutto quando l'azienda lavora con più banche o più paesi. Il formato è strutturato a tag (numerici), non è facile da leggere a occhio ma è interpretato in modo univoco da quasi tutti i gestionali enterprise. Per chi lavora in ambito retail italiano, MT940 è raramente necessario: vale la pena verificarlo solo quando il commercialista lo richiede in modo esplicito.
Il PDF è la fonte di partenza nei casi in cui la banca non offra un export strutturato per il periodo richiesto, oppure quando il documento è l'unico ricevuto (per esempio un estratto trimestrale ufficiale). Il convertitore gestisce in modo dedicato i layout delle banche italiane più diffuse: Intesa Sanpaolo, UniCredit, Fineco, BancoPosta, BPER, Banco BPM, BNL, MPS, Mediolanum, Credit Agricole, Credem, ING, Revolut, N26, Sella e altre. Per le banche fintech (Satispay, Wise, Trade Republic, Hype, Vivid, buddybank) il pattern di estrazione tiene conto della singola data per movimento e dei layout minimal tipici delle app.
Prima di importare un CSV in un gestionale, vale la pena aprirlo in un editor di testo per verificare tre cose: il numero di righe (deve coincidere con i movimenti del periodo), la prima riga di intestazione (deve corrispondere a quella attesa dal gestionale) è la coerenza dei separatori (nessuna riga con un numero diverso di campi). Se anche solo uno di questi tre controlli non torna, l'import in alcuni gestionali fallisce in modo poco descrittivo: meglio scoprirlo prima.